В командировку налегке

В книге Роберта Поузена «На пике возможностей» есть глава, посвященная советам по тому, как наиболее эффективно спланировать и организовать командировку – как провести с пользой время в аэропорту, в самолете и в такси, как без ущерба для себя бороться с синдромом смены часовых поясов. Уверены, что это информация Вам пригодиться.

Итак, отправляемся в командировку – налегке.

* * *

Как спланировать поездку

Даже если Вы эффективны на рабочем месте, во время дальних путешествий вы можете столкнуться с трудностями. Усовершенствованные телекоммуникационные системы в какой-то мере сократили необходимость в перемещениях, но в некоторых ситуациях ничто не заменит личного общения. Сотрудников всегда будут отправлять в командировки, и им необходимо сохранять эффективность даже в дороге.

Эффективность поездки зависит от планирования. Существуют десятки моментов, которые нужно учесть: одно упущение может стать причиной многих проблем в будущем. У тех, кто работает с референтом, есть возможность делегировать функции. Но если у вас нет помощника, вам придется составить полный список задач, чтобы не упустить ничего из виду.

Для недолгих поездок по стране можно ограничиться онлайн-бронированием авиабилета и гостиницы. Но при поездках за границу, скорее всего, придется обратиться к туроператору, который рассмотрит сотни возможных рейсов, подберет оптимальные варианты и поможет повысить класс обслуживания. Только он знает все нюансы международных перелетов.

Кроме того, туроператоры помогут найти уютную и недорогую гостиницу рядом с местом работы. Забронировав авиабилет и гостиницу, необходимо спланировать перемещения по городу. В некоторых странах рискованно брать такси из аэропорта до гостиницы. Хорошо одетый иностранец – легкая мишень для мошенников. Я считаю, что лучший вариант – личный водитель, который встречает в аэропорту с табличкой (на которой указано ваше имя) и отвозит в гостиницу. Запишите имя и номер телефона водителя на случай непредвиденных проблем.

Что касается перемещений из гостиницы, местные жители помогут вам спланировать самый выгодный маршрут: учтите, что во многих городах движение затруднено из-за пробок. Если для поездки требуется виза, нужно своевременно подготовить все необходимые документы. Иногда получение визы занимает много времени; возможно, туроператор будет обращаться в центр визовой поддержки, чтобы ускорить процесс. Имейте в виду, что вам придется предоставить оригинал паспорта, который может понадобиться в этот период и для других целей.

Собираясь посетить страну, где далеко не все говорят на вашем родном языке, не забудьте взять с собой визитки на местном языке. Представители заграничной делегации любого уровня должны иметь при себе много визиток; запаситесь ими заблаговременно: каждый захочет взять себе визитку каждого участника каждого совещания. Наконец, составьте подробный ежедневный график поездки, указав все важные адреса, телефоны и т. д. Прикрепите к нему необходимые документы, например, расписание самолетов, подтверждение брони гостиницы, карты перемещений. Можете оставить копию вашего маршрута родным, чтобы они при необходимости могли с вами связаться.

* * *

Эффективная командировка

Учитывая детали, связанные непосредственно с перемещением, не забудьте и о других факторах эффективности. В частности, четко определите цели поездки и убедитесь, что ваш график позволяет их достичь. Если вы путешествуете за границу, ознакомьтесь с историей и традициями страны. Обсудите с местными представителями культуру людей, с которыми вам предстоит общаться, и накладываемые ею ограничения.

Коммерческое предложение

Иногда командировка предполагает представление коммерческого предложения потенциальным клиентам. Прежде чем выйти из дома, стоит убедиться, что подготовили убедительную презентацию о компании: история, инвестиционная репутация, система управления рисками, биографии управляющих портфелем клиента.

Чтобы подготовить действенную презентацию, нужно владеть большим количеством информации о потенциальных клиентах, понимать их мотивацию и требования. Готовы ли они пойти на риск ради быстрого получения прибыли? Или же будут более консервативны, стремясь защитить свои сбережения? Всегда создавайте разные презентации в зависимости от предпочтений целевой аудитории.

За границей проблема презентаций особенно серьезна. Вы можете знать культуру страны, но, возможно, придется глубже изучить стандарты, с которыми связана деятельность потенциального клиента. Чтобы узнать подробности, проконсультируйтесь с местным представителем. Если повезет, у вашей компании будет собственный представитель, в обязанности которого входит сбор данных о потенциальных клиентах. Кроме того, вы всегда можете связаться с местным консультантом, чтобы получить актуальную информацию о компании и ее сотрудниках. Чтобы больше узнать о действующих нормативных документах, возможно, придется обратиться в местную юридическую фирму.

Командировки в филиалы

Иногда командировки предполагают встречи с коллегами в отдаленных офисах или филиалах компании. Во время посещения офисов ставьте перед собой простые цели: узнать, как можно больше о деятельности компании, воодушевить коллектив и поделиться полезными идеями. В общем, вам следует подготовиться к поездке до того, как вы отправитесь в путешествие. Тщательно обдумайте ваши цели и обсудите с местными представителями наиболее эффективные способы их достижения.

* * *

В аэропорту без хлопот

Аэропорт – суматошное место. Повсюду длинные очереди, изможденные пассажиры и суета. Чтобы не нервничать, лучше всего взять с собой как можно меньше вещей – тогда удастся избежать проверки багажа.

Сдача багажа – исключительно неэффективное занятие. Во-первых, это отнимает время, а во-вторых, после приземления приходится еще долго ждать получения своих чемоданов. Можно заранее отправить объемные вещи посылкой. Если вы едете в короткую командировку и сдаете вещи в багаж, вероятно, вы плохо подготовились. Если взять только то, что действительно необходимо, можно избежать сдачи багажа.

Многие специалисты часто делают одну и ту же ошибку: весной или зимой берут с собой теплое пальто. Бoльшую часть времени они проведут в помещении, а между офисом, гостиницей и аэропортом будут перемещаться на такси. Свитер или пиджак обычно спасают от холода в течение тех нескольких минут, которые придется провести на улице – если, конечно, вы летите не на Аляску.

Если вы собираетесь в дождливое место вместо пальто лучше взять с собой небольшой складной зонт. Отложив все, что брать с собой необязательно, постарайтесь подобрать вещи, которые можно чередовать.

Возможно, за одну поездку вы побываете не только в разных часовых поясах, но и в разных климатических зонах. Поэтому выбирайте немнущиеся рубашки, которые не нужно гладить, одежду нейтральных оттенков (черный или серый). К ним легко подобрать юбки, брюки и рубашки.

Если упаковать вещи разумно, можно сложить их в небольшую дорожную сумку: она должна быть достаточно вместительна, но при этом помещаться в багажный отсек над сиденьями. Размеры в среднем, как правило, составляют 60х38х25 см. В большинстве сумок на колесиках, кроме основного отдела, есть несколько дополнительных отсеков для вещей. Положите туда туалетные принадлежности и медикаменты, упакованные в прозрачные пластиковые пакеты, – при прохождении досмотра нужно будет их показать. Вместо портфеля возьмите с собой большую холщовую сумку вроде пляжной. В нее помещается намного больше вещей, чем в кожаный портфель с толстыми стенками и перегородками. Вдобавок она гораздо легче.

Если между рейсами большой перерыв или рейс отложили, можно пойти в зал ожидания бизнес-класса любимой авиакомпании. Взносы в клубы авиакомпаний – оправданные затраты, особенно если вы часто бываете в командировках. Залы ожидания – тихое, прохладное и хорошо освещенное место для работы. Там же можно перекусить. Вспомните, услугами каких авиалиний вы пользуетесь чаще, и вступите в клуб постоянных пассажиров. Такие клубы часто делают выгодные предложения, и некоторые компании оплачивают членство своих сотрудников. Иногда операторы кредитных карт предоставляют свободный доступ в зал ожидания в обмен на ежегодный взнос, который списывается со счета автоматически.

Участвуйте в программах поощрения частых полетов разных авиалиний. Даже если вы пользуетесь их услугами всего лишь несколько раз в год, баллы за полеты будут суммироваться. В большинстве авиакомпаний можно получить элитный статус, налетав 40 тысяч километров в год. Авиалинии заботятся о своих VIP-клиентах: организуют отдельные очереди во время сдачи и проверки багажа и даже посадку в самолет без очереди. Распечатайте посадочный талон до того, как приедете в аэропорт. Если у вас нет доступа к принтеру, загрузите талон на смартфон. Благодаря этому вы сможете избежать очереди на регистрацию на рейс и сразу направиться к контрольно-пропускному пункту.

* * *

Научитесь отдыхать в самолете

Ночью лучше летать в бизнес-классе. Потому что только там можно хорошо выспаться. Если вы устанете и не сможете эффективно работать с утра, зачем вообще куда-то лететь?

Почему в бизнес-классе удобнее спать? Причин несколько. Во-первых, рядом меньше пассажиров – меньше людей встают, ходят по салону или шумят. Кроме того, кресло шире, больше места для ног. А главное, сиденья в бизнес-классе откидываются и принимают горизонтальное положение, что непосредственно влияет на качество сна.

Как правило, полет длится не более 6–7 часов – этого недостаточно, чтобы выспаться. Поэтому в день полета я встаньте раньше и поешьте перед вылетом. Затем займите свое место у окна, вставте беруши, наденьте маску и отдыхайте. К этому времени вы уже, как правило, порядком устанете, даже если еще только шесть вечера, поскольку рано проснулись. При правильном выполнении рекомендаций за время полета можно поспать 5–6 часов. Если полет длится дольше у вас в запасе достаточно времени, чтобы и поесть, и поспать.

На высоте 10 км выспаться крайне сложно, поэтому не усугубляйте ситуацию алкоголем. Помните, что алкоголь и кофеин усугубляют обезвоживание. Старайтесь пить воду или сок. Низкая влажность в салоне – около 10–20% – приводит к обезвоживанию организма, которое вызывает упадок сил и ухудшение мозговой деятельности. Напитки в самолете разносят нечасто, поэтому возьмите с собой бутылку воды. Вы не сможете пронести через пропускной пункт большую бутылку, но всегда можно купить воду (или наполнить емкость) по ту сторону контрольно-пропускного пункта.

* * *

Соблюдайте режим даже в дороге

Если вы далеко от дома, все равно соблюдайте привычный режим. Просматривайте календарь перед сном, отдыхайте каждую ночь не менее восьми часов, балуйте себя легким завтраком и по возможности регулярно делайте упражнения, хотя в поездках это бывает нелегко. Вам, возможно, придется посещать обеды и ужины, на которых вам предложат еду на любой вкус. Чтобы не показаться невежливым, попробуйте все понемногу. Старайтесь не злоупотреблять жирными десертами в конце вечера – они вызовут тяжесть в желудке и помешают уснуть.

Если вам не нравятся поздние мероприятия, традиционные для деловой культуры многих стран, старайтесь откланяться заранее, сославшись на синдром смены часовых поясов или раннюю телеконференцию. Вечеринка продолжится без вас, а вы выспитесь и будете чувствовать себя увереннее и бодрее на следующий день.

Днем вы часто будете испытывать последствия смены часовых поясов. Это проблема всех путешественников, поэтому очень важно научиться с ней справляться. К сожалению, нельзя привыкнуть к смене часовых поясов, даже если вы часто летаете. Исследования показывают, что пилоты тоже страдают от этого недуга. Однако синдром все же можно купировать.

* * *

Как избежать синдрома смены часовых поясов

Суть этого синдрома такова. Ваш суточный ритм (или биологические часы) регулирует время, когда вы хотите спать (ночь), и время, когда вы бодрствуете (день). Ваши биологические часы чутко, но не сразу, реагируют на свет. И это хорошо – иначе невозможно было бы заснуть после того, как вы включили свет, встав ночью к ребенку. Но именно это вызывает синдром смены часовых поясов: даже несмотря на восход солнца, ваш организм считает, что на самом деле только три часа ночи. Если не принять никаких мер, организму потребуется примерно день для адаптации к разнице в один час.

Один из хорошо изученных регуляторов биологических часов – мелатонин. Ночью железы головного мозга выделяют больше этого гормона, помогая вам заснуть. Некоторые считают, что прием мелатонина в определенный момент (скажем, за несколько часов до заката, если вы собираетесь двигаться на восток) поможет организму быстрее адаптироваться. Но на данный момент результаты исследований о влиянии мелатонина на синдром смены часовых поясов неубедительны. Возможно, он и поможет вам заснуть; но неизвестно, «переведет» он ваши биологические часы или нет.

Если вы не любите лекарств, начните процесс адаптации уже в день поездки. Например, просыпайтесь и ешьте по времени того города, в который летите.

Однако даже эти правила не всегда обеспечат вам бодрость на протяжении всего дня после ночного авиарейса. Тем не менее постарайтесь не засыпать. Короткий дневной сон не повредит – даже принесет пользу, – если вы планируете работать допоздна. Но не забудьте установить будильник, чтобы он прозвенел через 30 минут, и постарайтесь встать. Если вы поспите днем, а потом не сможете отдохнуть ночью, вам будет сложнее адаптироваться к новому часовому поясу.

Сходите в бассейн, если есть такая возможность. Плавание помогает взбодриться и восстановить силы. Займитесь бегом или занятием на велотренажере в гостинице. Если в гостинице нет тренажерного зала или бассейна, можно принять теплый душ. Температура тела повысится, кровь будет быстрее циркулировать по организму, и вы проснетесь. Кофе – неплохой вариант, если, конечно, вы пьете его регулярно. Главное – не заснуть в течение дня.

* * *

Не теряйте связь с семьей

Для многих людей, главная проблема в командировке – не досмотр, не смена часовых поясов и даже не подготовка, а необходимость быть вдали от семьи. Эту проблему так просто не решить: ничто не заменит общения с родными. Однако есть способы уменьшить влияние командировок на вас и вашу семью. Отрицательное воздействие долгих поездок на отношения супругов доказано давно.

Одна из проблем – отсутствие ежедневного контакта между родителем и ребенком. Маленькие дети не понимают, почему папа или мама часто уезжают. Дети боятся, что папа или мама не вернется. Чтобы ребенок меньше беспокоился об этом, родитель, остающийся дома, должен участвовать во всех разговорах и от лица отсутствующего. Можно обсуждать с ребенком, где сегодня папа или мама и что делает. Если ваша семья религиозна, можно вместе помолиться за отсутствующего родителя.

Кроме того, супруг, остающийся дома, часто работает за двоих: стирает, готовит еду, убирается и воспитывает детей. Но можно ему помочь, закончив как можно больше домашних дел перед отъездом: отвезти одежду в химчистку, сходить в магазин, чтобы пополнить запасы продуктов, и оплатить счета. Придется распланировать свое время таким образом, чтобы успеть закончить все дела.

После долгого отсутствия, сложно адаптироваться к дому – несколько дней они чувствовали себя дома не в своей тарелке. Один из способов решить эту проблему: по возможности старайтесь вернуться ближе к выходным. Тогда у вас в запасе есть день-два для того, чтобы адаптироваться к дому и провести время с семьей, а не сразу идти на работу.

Купите сувениры, чтобы родные знали: даже во время командировок вы всегда о них думает. Сувениры недорогие и не занимают много места. Если у вас нет времени приобрести их до приезда в аэропорт, зайдите в Duty Free (магазин беспошлинной торговли).

Если уезжаете надолго, обязательно звоните родным каждый день. Даже в плотном графике всегда найдется 10 минут, чтобы поболтать с супругом и детьми по телефону. Видеочаты доступны практически всем; Skype – бесплатный сервис, для которого нужно лишь хорошее Интернет-соединение. Кроме того, во многих смартфонах также есть функция видеосвязи.

Безусловно, видеозвонок не заменит общения с семьей. Если ваша работа предполагает разъезды более 100 дней в году, едва ли вы продержитесь долго. Уже через несколько лет станет ясно, что такой режим работы не для вас.